Boghandlerforeningens behandling af personoplysninger

Boghandlerforeningen er en brancheorganisation, som udelukkende optager virksomheder som medlemmer og hovedsageligt gør forretninger med andre virksomheder (B-t-B).

Den indsamling, opbevaring og behandling af oplysninger, som foreningen foretager, vil derfor som udgangspunkt enten være oplysninger om andre virksomheder (som typisk ikke er omfattet af EUs databeskyttelsesforordning) eller være oplysninger om foreningens ansatte og eventuelle jobansøgere (som er).

Det kan imidlertid forekomme, at en medlemsvirksomhed eller en samarbejdspartner er en personligt ejet enkeltmandsvirksomhed, og at nogle af oplysningerne om virksomheden dermed alligevel er omfattet af databeskyttelsesforordningen.

Hvis der er tvivl om et medlems eller en samarbejdspartners selskabsform, anlægger foreningen derfor et forsigtighedsprincip og behandler den pågældende som privatperson.

 

Oplysningernes overordnede karakter

Boghandlerforeningen indsamler alene almindelige personoplysninger samt virksomhedsoplysninger, der er nødvendige i forbindelse med administrationen af virksomhedens medlemskab af foreningen, foreningens mulighed for at agere på vegne af medlemmerne som gruppe eller foreningens løbende forretninger med virksomheden, herunder varetagelsen af forpligtelser og leverancer i kraft af en indgået kontrakt, et abonnement eller lignende.

 

Hvem registreres der oplysninger om?

Ansatte

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og e.

Alle oplysninger om tidligere ansatte slettes senest fem år efter ansættelsesforholdets ophør.

Foreningen videregiver eller overfører alene oplysninger om ansatte i det omfang, dette er påkrævet for at kunne udbetale løn, indbetale pension, svare skat eller lignende.

Jobansøgere

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Alle oplysninger om jobansøgere, som ikke ansættes i kraft af ansøgningen, slettes senest seks måneder efter modtagelsen af ansøgningen. Oplysninger om uopfordrede ansøgere registreres kun efter samtykke.

Foreningen videregiver eller overfører ikke oplysningerne.

Medlemsvirksomheder

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Foreningen videregiver eller overfører ikke de registrerede oplysninger om medlemmerne og anvender dem ikke i direkte markedsføring.

Når et medlem lukker, slettes alle oplysninger senest fem år efter lukningen. Når et medlem udtræder, slettes alle oplysninger med undtagelse af, hvad foreningen registrerer om boghandeler, som ikke er medlemmer, ligeledes senest fem år efter udtrædelsen.

Boghandeler i Danmark og Færøerne og Grønland, som ikke er medlemmer

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Foreningen videregiver eller overfører ikke oplysningerne og anvender dem ikke i direkte markedsføring.

Forlagskunder

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Foreningen videregiver og overfører alene oplysningerne i det omfang, dette er påkrævet i henhold til kontrakten med det pågældende forlag.

Foreningen anvender ikke oplysningerne i direkte markedsføring.

Når et forlag lukker eller opsiger kontrakten med foreningen, slettes alle oplysninger senest fem år efter lukningen/kontraktens ophør.

Kunder, øvrige ydelser

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Foreningen videregiver og overfører alene de ovennævnte oplysninger i det omfang, dette er påkrævet i henhold til kontrakten eller abonnementsaftalen med den pågældende kunde, og anvender ikke oplysningerne i direkte markedsføring.

              Personer, der henvender sig via hjemmesiden

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Foreningen videregiver eller overfører ikke oplysningerne og anvender dem ikke i direkte markedsføring.

 

De registreredes rettigheder

Personer og virksomheder, der er omfattet af beskyttelsen i databeskyttelsesforordningen, har de følgende rettigheder:

Indsigt i oplysningerne: Retten til at anmode om indsigt i, hvilke oplysninger foreningen har registreret.

Berigtigelse af oplysningerne: Retten til at forlange, at vi retter fejl i de registrerede oplysninger.

Sletning af oplysningerne: Retten til, i særlige tilfælde, at få slettet oplysningerne inden tidspunktet for den eventuelle planlagte sletning.

Begrænsning af behandlingen: Retten til, i særlige tilfælde, at få vores behandling af oplysningerne begrænset, sådan at yderligere behandling kræver et samtykke.

Tilbagekaldelse af samtykke: Retten til at trække et givet samtykke tilbage, dog ikke med tilbagevirkende kraft.

Dataportabilitet: Retten til, i særlige tilfælde, at modtage de registrerede personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, så de kan overføres til en anden dataansvarlig enhed.

 

Opbevaring af oplysningerne

De ovennævnte oplysninger opbevares af foreningen på foreningens egne servere og – i mindre omfang – i foreningens fysiske arkiver, som begge befinder sig på foreningens adresse.

Styring af sikkerheden i forbindelse med håndtering af oplysningerne sker bl.a. i overensstemmelse med foreningens sikkerhedspolitik vedr. personaleadministration.

 

Adgangen til oplysningerne

De ovennævnte oplysninger er kun tilgængelige for de medarbejdere, som aktuelt er ansat af foreningen, og som har et rimeligt formål med at kunne tilgå dem.

 

Den dataansvarlige

Boghandlerforeningen
Børsen
Slotsholmsgade 1
1217 København K
T: +45 3254 2255
E: ddb@bogpost.dk
W: www.boghandlerforeningen.dk